# Guide d’utilisation : Tableau de bord et outil de suivi des procédures *Docurba, outil pour faciliter l’élaboration et le suivi des documents d’urbanisme.* 📖 **Bienvenue dans le tutoriel d’utilisation du tableau de bord et de l'outil de suivi de procédures** de [Docurba](https://docurba.beta.gouv.fr/) à destination des collectivités territoriales, de leur bureau d'études, ainsi que des agents de DDT(M)/DEAL. > 📆 Pour rappel, nous organisons aussi différentes sessions de prise en main de l'outil : retrouvez toutes les informations nécessaires sur ce [lien](https://pad.incubateur.net/s/MVwW7cGNh) 👈🏻 :::info 💡 Pour **naviguer simplement** dans ce guide : aidez-vous des repères du sommaire indiqués sur le volet de droite 👉 ::: # ➕ 1. Créer son compte ## 🔹 1.1 Pour commencer RDV sur la page d'accueil de [Docurba](https://docurba.beta.gouv.fr), puis cliquez sur le bouton `Connexion` en haut à droite de votre écran.  ## 🔹 1.2 Inscription et connexion **La page ci-dessous s'ouvre alors** 👇🏻 Inscrivez-vous ou connectez-vous en tant que territoires ou services de l'Etat le cas échéant.  **Lisez la suite pour plus d'informations !** 👇🏻 # ⚙️ 2. Naviguer sur mon tableau de bord Maintenant que vous êtes connectés,vous avez accès à votre tableau de bord sur lequel vous pouvez effectuer plusieurs actions : * **Vous êtes une DDT/DEAL** : *rendez-vous juste en dessous au paragraphe 2.1* * **Vous êtes une collectivité terrioriale ou un bureau d'études** : *rendez-vous directement au paragraphe 2.2* * **Dans tous les cas** : *lisez bien le paragraphe 2.3 !* ## 🔹 2.1 Vous êtes une DDT/DEAL Sur votre tableau de bord, vous avez accès à **la liste de toutes vos collectivités** (EPCI, communes etc). Vous retrouvez ainsi facilement **toutes les procédures** de documents d’urbanisme de chacune de vos collectivités, **au même endroit**.  :::success **💡 A savoir** : en tant que DDT/DEAL, vous avez aussi accès à **l’outil d’élaboration des PAC** qui vous permet de personnaliser une trame de PAC au niveau de votre département, puis de vous en servir pour élaborer vos nouveaux PAC. N'hésitez pas à lire ce [guide d'utilisation](https://pad.incubateur.net/s/zG4jtJNL9). ::: :::warning **📩 Et si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à nous écrire directement à equipe@docurba.beta.gouv.fr.** ::: :::danger Si vous êtes une collectivité territoriale ou un bureau d'études, c'est donc tout à fait normal que vous n'ayez pas le même tableau de bord. ::: Lisez la suite pour en savoir plus 👀 ! ## 🔹 2.2 Vous êtes une collectivité territoriale ou un bureau d'études Sur votre tableau de bord, vous avez accès rapidement à plusieurs actions pour faciliter vos procédures d’urbanisme.  ### 1️⃣ **Déposer un acte** Vous pouvez déposer une délibération de prescription (et la publier sur le Géoportail de l’Urbanisme) ou tout autre acte directement depuis votre tableau de bord. :::info 👉🏻 Pour en savoir plus tout de suite, rendez-vous directement au paragraphe **🧑🏻‍💻 *4. Déposer vos actes sur Docurba*.** ::: ### 2️⃣ **Socle de Porter à connaissance (PAC)** En attendant la réception de votre Porter à Connaissance (PAC), vous pouvez d’ores et déjà accéder aux éléments généraux du PAC. Ainsi, vous avez accès très tôt au : - Cadre juridique national *(contenu maintenu à jour mensuellement)* - Dispositions générales de documents supra territoriaux et doctrines :::success 💡La DDT(M)/DEAL est invitée à utiliser ces premiers éléments proposés par Docurba afin de les compléter et de renseigner ainsi précisément les enjeux environnementaux à prendre en compte sur le territoire. Ces informations éditées par les services de l’Etat vous seront partagés au fil de l’eau. ::: :::info 👉🏻 N'hésitez pas à consulter notre [Foire Aux Questions](https://docurba.beta.gouv.fr/faq) sur **l'outil d'élaboration des PAC** qui est mise à leur disposition. ::: ### 3️⃣ **Ressources** Dans l'onglet « Ressources », différentes ressources générales sont également mises à votre disposition afin de vous aider (guide de référence, dossier législatif, etc).  :::warning **Nous sommes dans une démarche d’amélioration continue, alors n’hésitez pas à nous contacter à 📩 equipe@docurba.beta.gouv.fr pour toute suggestion !** ::: ### 4️⃣ **Données** : Dans l'onglet « Données », vous accédez rapidement aux données de votre territoire **utiles à vos documents d'urbanisme** qui y sont ainsi **centralisés.** Pour cela, nous intégrons **les bases de données de sites de référence** tels que Géorisques et l'Inventaire National du Patrimoine Naturel (INPN). :::success **💡 A savoir** : Docurba n'ayant pas vocation à devenir une nouvelle base de données, nous vous transmettons les données existantes telles qu'elles apparaissent sur ces sites de références. :::  :::warning 📩 **Nous connectons régulièrement de nouvelles bases de données à Docurba, alors n’hésitez pas à nous contacter à equipe@docurba.beta.gouv.fr pour nous faire part de vos besoins.** ::: ## 🔹 2.3 Vous êtes une DDT/DEAL, une collectivité territoriale ou un bureau d'études Que vous soyez une DDT/DEAL ou une collectivité territoriale/bureau d’études, vous accédez depuis votre tableau de bord aux documents d’urbanisme disponibles (et aux procédures associées) pour une commune concernée. :::success **💡 ++Rappels++** : - **pour une collectivité territoriale/bureau d’études** : vous accédez aux *« Documents d’urbanisme »* directement depuis votre tableau de bord - **pour une DDT(M)/DEAL** : vous accédez aux *« Documents d’urbanisme »* depuis votre Tableau de Bord, onlet **```Mes collectivités```**, sélectionnez la collectivité concernée et explorez ses procédures. ::: Ainsi, vous accédez à la page suivante :  **Pour chaque document d’urbanisme, vous retrouvez l’intégralité de la procédure associée en cliquant sur **« Feuille de Route Partagée »** en bas à droite :** - **++les anciennes procédures++** : retrouvez l’historique des procédures qui a été intégré sur Docurba grâce à un travail en collaboration directe avec Sudocuh (vous pouvez lire notre article à ce sujet dans la [FAQ](https://dev-dot-docurba.ew.r.appspot.com/faq?scope=0)). Notez qu'une bascule des données Sudocuh vers Docurba est faite régulièrement et **la date de dernière basule est précisée directement sur la page de la collectivité concernée.** :::success 💡 Vous pouvez distinguer ces évènements passés grâce à la **mention « Sudocuh »** apposée (voir image ci-dessous). :::  :::danger En tant que collectivité ou bureau d’études, vous ne pourrez pas modifier ces évènements, ce qui est parfaitement normal. ::: - **++les nouvelles procédures++** : retrouvez les nouvelles procédures initiées suite au dépôt de la délibération de prescription depuis Docurba. :::info 👉🏻 Pour en savoir plus, rendez-vous directement au paragraphe ***💻 4. Déposer vos actes sur Docurba*** ::: Pour en savoir plus sur **la Feuille de Route Partagée**, continuez votre lecture ! 👀 # 📋 3. Feuille de Route Partagée Chaque procédure d’urbanisme est suivie et matérialisée par cette Feuille de Route partagée. La Feuille de Route Partagée est l’outil interne que vous allez utiliser dans votre équipe projet pour toute procédure d’urbanisme car : - cet **espace collaboratif** vous permet d’échanger tout le long de la procédure avec toutes les parties prenantes et ainsi mieux collaborer ensemble *(collectivités, services de l’état, bureau d’études le cas échéant)* - *en cours d’amélioration* - cet outil de **suivi des procédures** permet aux services de l’état d’avoir plus de visibilité sur le calendrier des collectivités qu’ils accompagnent *(ainsi que les procédures passées)* - ce **guide dynamique** permet à la collectivité de rythmer la procédure en l’informant des étapes à suivre, ainsi que des échéances à respecter - *en cours d’amélioration* ## 🔹 3.1 Accéder à la Feuille de Route Partagée ### 1️⃣ **Connectez-vous à votre compte Docurba** :::info 👉🏻 Pour en savoir plus, rendez-vous directement au paragraphe *➕ **1. Comment créer son compte***. ::: :::success 💡**A savoir** : vous pouvez également accéder à la feuille de route sans être connecté.e, mais l’accès sera limité. L’accessibilité des informations de cette Feuille de Route Publique dépendra de ce qui aura été paramétré. Dans tous les cas, vous ne pourrez effectuer aucune modification. ::: ### 2️⃣ **Rappels** ++Quelques rappels++ : - **si vous êtes une collectivité territoriale/un bureau d’études** : vous accédez aux « Documents d’urbanisme » directement depuis votre tableau de bord. *Vous pouvez alors accéder à la Feuille de Route Partagée depuis la procédure de document d'urbanisme concernée (en bas à droite)*. - **pour une DDT/DEAL** : vous accédez aux « Documents d’urbanisme » après avoir sélectionné la collectivité/EPCI concerné.e depuis la liste indiquée sur votre tableau de bord/onglet ```Mes collectivités```. *Vous pouvez alors accéder à la Feuille de Route Partagée depuis la procédure de document d'urbanisme concernée (en bas à droite)*. ## 🔹 3.2 Vue d'ensemble | Feuille de Route Partagée Cette Feuille de Route Partagée vous permet ++au cours++ de la procédure : - de connaitre les actions à réaliser - d’ajouter ces évènements au ++fil de l’eau++ - d’avoir une vision globale et chronologique de la procédure - de retrouver directement les notes et documents rattachés aux évènements **◾️Ajout d'événements pertinents** A tout moment, vous êtes informés des actions à réaliser et vous pouvez ajouter chaque événement à votre feuille de route. :::info 👉🏻 Pour en savoir plus, rendez-vous directement au paragraphe ***🔹 3.3 Ajouter un événement***. :::        **◾️ Frise chronologique de la procédure** Vous avez une vision globale du calendrier de la procédure grâce à des repères temporels et une frise chronologique.       *Exemple ci-dessous👇🏻 : cas d'une procédure passée, intégralement récupérée via [Sudocuh](https://docurba.beta.gouv.fr/faq?scope=0)*.        **◾️ Informations rattachées à l'événement** Des informations pertinentes sont accessibles à tout moment pour chaque étape de la procédure, afin de garantir la transparence et la lisibilité de celle-ci. :::success 💡Il n'y a **aucune limite de poids** concernant les fichiers PDF téléchargés. :::        ## 🔹 3.3 Ajouter un événement Comme indiqué plus haut, l’outil va vous suggérer les **étapes suivantes** de votre procédure. Ainsi, de manière automatique, la feuille de route partagée vous propose les événements pertinents à effectuer tout au long de votre procédure et dès que vous avancez dans cette dernière. *Vous allez alors profiter d’informations clefs pour vous guider sur les échéances à respecter par exemple. - en cours d’amélioration* Pour ajouter un évènement, il vous suffit de suivre les étapes suivantes sur la procédure concernée : ### 1️⃣ Cliquer sur «**Ajouter un évènement**»        ### 2️⃣ Renseigner les **évènements**        **◾️Type d’évènements** : la liste n’est pas exhaustive (liste ci-dessous 👇🏻).                          :::warning **Nous sommes dans une démarche d’amélioration continue, alors n’hésitez pas à nous contacter à 📩 **equipe@docurba.beta.gouv.fr** pour toute suggestion**. ::: **◾️Date de l’évènement** : il s’agit de la date de l’acte *et non la date à laquelle vous déposez cet acte.* **◾️Visibilité de l’évènement** : vous pouvez choisir deux modes de visibilité : 1. **Visibilité publique** : choisissez ce mode pour toute étape de la procédure qui peut être consultée par les citoyens, les autres bureaux d’études, etc. *Exemples : délibération de prescription, arrêté de la procédure, débat sur le PADD* 2. **Visibilité privée** : choisissez ce mode pour tous les éléments que vous voulez mettre à disposition des parties prenantes (bureau d’études, au BE, DDT). *Exemples : compte rendu de réunion, étapes intermédiaires, etc*       :::success 💡 Vous pourrez modifier la visibilité de l'évènement à tout moment. ::: :::info 👉🏻 Pour en savoir plus, rendez-vous directement au paragraphe ***🔹 3.4 Modifier / Supprimer un événement.*** ::: ### 3️⃣ Une fois terminé, cliquez sur **Créer** ### **L’évènement est alors ajouté !** 🎉 ## 🔹 3.4 Modifier / Supprimer un événement A tout moment, vous pouvez modifier ou supprimer un évènement. :::success 💡 **Rappel** : *en tant que collectivité ou bureau d’études, **vous ne pourrez pas modifier les évènements qui ont la mention « Sudocu »** ( ils sont issus de l’intégration des procédures passées effectuée en collaboration directe avec l'outil Sudocuh ).* ::: Pour les autres, cliquez sur le petit crayon en haut à droite de l’évènement :  La page de l’évènement apparait alors (*comme lors de la création de l’évènement*) et vous pouvez : - procéder directement à la modification des évènements nécessaires (type, date, description etc) - puis cliquer sur **modifier** (en bas de la page) - ou **supprimer** l’évènement en cliquant directement sur **Supprimer** (en bas de la page)  # 🧑🏻‍💻 4. Déposer vos actes sur Docurba > ⚖️ En déposant vos actes sur Docurba (délibération de prescription, d’approbation, …), ces derniers seront ainsi hébergés sur Docurba et vous accèderez facilement au lien URL nécessaire pour les déposer au fil de l’eau sur le GPU (Pour en savoir plus, rendez-vous directement au paragraphe suivant ✅ *5. Finaliser simplement le dépôt d'acte sur le GPU.*) ### 1️⃣ **Rendez-vous sur [Docurba](https://docurba.beta.gouv.fr)** ### 2️⃣ **Recherchez la commune/EPCI concerné.e depuis notre page d'accueil** 👇🏻  :::info 💡**A savoir** : *Si vous aviez déjà créé un compte précédemment, connectez-vous puis rendez-vous directement à l'étape 5.* ::: ### 3️⃣ **Cliquez sur « déposer un acte» et laissez-vous guider par l'outil.**  :::success 💡**A savoir** : N'oubliez pas de prendre connaissance des premières ressources à votre disposition _(socle de PAC et jeux de données)_. ::: :::info Pour en savoir plus sur les autres actions rapides, vous pouvez (re)lire le paragraphe plus haut ***⚙️ 2. Naviguer sur mon tableau de bord***. ::: ### 4️⃣ **1/2 Renseignez le formulaire de dépôt d'acte** Vous arrivez sur la page des Actes de la collectivité. Cliquez sur **« Déposer »**.  Puis, renseignez votre **email** : choisissez une adresse que vous consultez régulièrement.  *Après avoir validé, vous pourrez alors continuer à renseigner le formulaire de dépôt d’acte. Pendant ce temps, nous procéderons à la vérification de votre identité et vous recevrez un email vous confirmant que votre compte est bien validé le cas échéant.* :::success 💡**A savoir :** Une fois que votre email sera validé, sachez que vous pourrez **utiliser la même adresse email** pour vous connecter directement la prochaine fois. ::: ### 5️⃣ **2/2 Renseignez le formulaire de dépôt d’acte** Vous pouvez donc suivre ensuite pas à pas les étapes suivantes. 🔹 **Pour commencer :**          Vous devez renseigner **la date de l’acte** ✅ et non la date du dépôt de cet acte ❌. 🔹 **Ensuite, vous pouvez affiner le périmètre géographique de l’acte :**          🔹 **Ainsi que son application :**          🔹 **Enfin :**         ### **Et voilà, votre acte est déposé 🎉!** Il est désormais hébergé sur Docurba ce qui va vous faciliter la publication sur le GPU. :::info Pour en savoir plus sur la **publication** sur le GPU, rendez-vous tout de suite au paragraphe suivant ***✅ 5. Finaliser simplement le dépôt d'acte sur le GPU***. :::  > 📌 Vous recevrez alors **l’email confirmant le dépôt d’acte** : dans cet email, vous aurez alors accès au lien (URL) que vous devez alors copier pour l’indiquer : > - sur la **Page territoire** dans votre espace sur le Géoportail de l’urbanisme (GPU) voir ci-dessous > - sur le **site internet** de votre collectivité :::success Si vous n’avez pas de site internet, pas d’inquiétudes : **votre acte est de toute façon hébergé sur Docurba !** ::: # ✅ 5. Finaliser simplement le dépôt d'acte sur le GPU Avec Docurba, vous allez pouvoir **en quelques clics** finaliser les dépôts d’actes en publiant au fil de l’eau vos délibérations. *⚖️ En effet, depuis le 1er janvier 2020, les délibérations des collectivités mentionnées aux articles [R153-20](https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000044221945) (PLU) et [R143-14](https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000044221912) (SCOT) du code de l’urbanisme doivent faire l’objet d’une publication sur le Géoportail de l’urbanisme.* ### **++Voici les étapes à suivre :++** :::success 💡**A savoir :** *Nous collaborons actuellement avec le GPU pour simplifier les allers-retours entre le GPU et Docurba par les collectivités et ainsi faciliter vos démarches.* ::: ### **1️⃣ Récupérer le lien URL grâce au dépôt d’acte sur Docurba** Votre acte est désormais hébergé sur Docurba ce qui va vous permettre d’accéder à tout moment au lien URL de l’acte. ### **2️⃣ Rendez-vous sur votre tableau de bord des documents d’urbanisme sur le GPU :** Exemple avec la commune de SAUCATS. Cliquer sur la commune concernée 👇🏻  ### **3️⃣ Afficher la page territoire**  ### **4️⃣ Ajouter ensuite des documents complémentaires**  ### **5️⃣ Remplir le formulaire associé, puis valider**  ### Et voilà ! Votre acte est désormais hébergé sur Docurba et publié 👏🏻. :::warning **📩 Si vous avez la moindre question, n’hésitez pas à nous contacter directement à equipe@docurba.beta.gouv.fr**. :::